Planning tool

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 Avec la rentrée qui arrive à grands pas ou pour tous vos plans en général, si comme moi vous êtes du genre à toujours avoir un paquet de projets différents à gérer en même temps, quelque soit votre activité, lorsque l’on jongle sur du multi-tâches, s’organiser peut parfois ressembler à un vrai cauchemar. Et pour vous aider, j’ai décidé de vous faire partager ma méthode d’organisation personnelle, qui passe entre autre par un planning hebdomadaire simple et efficace.

   No matter if it is because it is going to be time to go back to school soon or for your plans in general, if you are also the kind of person who always has a lot of different projets to handle at the same time, no matter what your main activity is, when you juggle multiple tasks, stay organized can sometimes become a nightmare. And to help you with that, here is my own organization technique, which is mainly composed of a quite simple and effective weekly schedule.

   Pour la petite histoire, j’ai commencé à l’utiliser lorsque je finissais ma licence en étudiant par correspondance, tout en me préparant aux concours d’école de commerce, en voyageant autant pour les épreuves/oraux/partiels que par loisir, en ayant parallèlement deux emplois étudiants et un programme de sport. Cela ne pouvait pas mieux tomber et s’est révélé d’une efficacité redoutable pour moi, alors que vous soyez entrepreneur, parent, étudiant, je ne sais quoi d’autre ou tout cela en même temps, je vous invite à tester cette méthode – et à vous l’approprier, bien évidemment.

   To let you know about the little story behind it, I started using this method while I was finishing my Bachelor by correspondance/distance class, studying by myself and preparing Business Schools entry exams, traveling for exams and leisure, having 2 student jobs and a sport program at the same time. You imagine how helpful that was, right? No matter if you are an entrepreneur, a parent, a student, something else or all of that at the same time, I really advise you to give it a try – and make it your own!

Vous trouverez juste en dessous les fiches en Français et en Anglais aux formats jpeg et pdf, le mieux étant de les imprimer pour les avoir sous les yeux au quotidien. N’oubliez pas de descendre un peu pour trouver la notice qui vous permettra d’optimiser l’utilisation de cet outil qui, s’il semble simpliste, est relativement pratique et utile (vous en jugerez par vous-même).

   Scroll down to find both the sheets in French and English (as usual) in both jpeg and pdf. The better would be to print them so that you can have a look at it at any time of the day. Don’t forget to read the little pieces of advice which will allow you to optimize the use you can make of this tool, which even if it looks quite simple, is also super effective (but you’ll see by yourself).

OrganisationFr-page-001OrganisationFr – Lien du fichier PDF à télécharger

OrganisationEn-page-001OrganisationEn – Link to download the PDF file

  • Les cases concernant la semaine complète visent à avoir un regard global sur la semaine. Vous pouvez aussi y faire un rappel par mois, par année, mais l’idéal est de définir les 3 principales actions (qui peuvent prendre plusieurs jours ou englober plusieurs actions quotidiennes) à entreprendre pendant cette semaine précise, ainsi que 3 buts secondaires qui peuvent attendre mais à considérer au plus vite si vous avez le temps (“ce qui est fait n’est plus à faire”, comme on dit).
  • The section about the whole week aims to give you a global overview of your week. You can also make it a reminder about some monthly or yearly aspects, but it would be greater to define 3 main actions (which can be undertook on several days or gather several little other daily actions) as well as 3 secondary ones which could wait but that you should do this week if you have time so that it would be done as soon as possible.
  • 3 actions importantes par jour, pourquoi ? 3, pour ne pas vous laisser déborder en voyant trop large : vouloir tout faire d’un coup et en même temps risque de vous décourager et est contre-productif, d’autant plus que 3 actions essentielles par jour, si cela paraît très peu à l’échelle de la journée, à celle de la semaine, cela en fait 21 et presque une centaine dans le mois. Plutôt efficace pour avancer dans ses projets à long terme, non ?
  • 3 important actions a day, why? 3, so that you don’t get overflowed by wanting to do too much: if you want to do everything at the same time will probably discourage you and be counterproductive. And if 3 actions a day doesn’t seem that much to you, think a second: that means 21 important actions a week and almost a 100 a month. Quite efficient to make your dreams and projects come true on a long term, right?
  • Les personnes à contacter : je vous conseille également de vous limiter à 3 par jour. Que ce soit pour prendre rendez-vous, téléphoner, envoyer un mail ou rencontrer en personne, la plupart de vos projets ne se feront pas seul de votre côté. Que ce soit votre banque, le crous à relancer, un partenaire commercial à démarcher, ou même votre grand-tante, vous aurez forcément des personnes à contacter, que ce soit pour des aspects professionnels ou personnels.
  • Contacts: same here, don’t exceed 3 per day. No matter if it is to plan an appointment, call or mail someone, or meet them, most of your projects and other personal actions often require a lot of social aspects and believe it or not, that requires some organization too, sometimes! It could be your bank, a commercial partner to contact, a scholarship procedure or your great-aunt birthday, you have a lot of people to get in touch with, professionally or personally. 
  • Les activités supplémentaires : une fois les 3 actions principales de votre journée achevées et les personnes nécessaires contactées, cette liste représente ce que vous pouvez/voulez faire de plus dans votre journée. Je vous invite à ne pas en établir plus de 3 également, mais vous êtes un peu plus libre dans cette catégorie-là.
  • Extra activities: once your 3 main actions are achieved and you contacted every necessary person for the day, this list represents what you could need or want to do in addition during your day. I advise you not to write more than 3 per day, but it’s more up to you in this category.
  • La boîte à idées : vous pouvez y inscrire vos idées en vrac, nouveaux projets et choses à faire dans la semaine mais non-définies ou même celles que vous voulez transférer à d’autres semaines pour éviter d’oublier.
  • Notes and ideas: here, you can write about your ideas, new projets and stuff to get done during the week but you don’t know when or even those you’d like to transfer to other weeks to avoid forgetting them.

   Et voilà, j’espère que ce petit outil vous sera aussi utile qu’à moi ! // And that’s it, I hope that this little tool will be as useful for you as it is for me!

N’hésitez pas à m’en donner des nouvelles ou à me parler de vos propres techniques et astuces d’organisation dans les commentaires ! // Tell me about how it works for you and about your own organization techniques and tricks in the comments below!

   A très bientôt ! ♥

Lucille A. K.

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